IMPORTANTE!: E’ online il Nuovo disciplinare delle missioni (in vigore dal 1.10.18)

Le missioni che sono state aperte prima del 1 ottobre e che comprendono un intervallo di tempo a cavallo tra settembre e ottobre saranno applicate le regole in vigore con il disciplinare “vecchio”, per quelle dal 1 ottobre in poi si applicheranno le nuove regole che potranno essere inserite al momento della richiesta di rimborso.

Richiesta di autorizzazione missione sul portale INFN

La richiesta di autorizzazione a svolgere la missione va inoltrata tramite il menù Inserisci missione del portale dell’INFN e viene rilasciata dal Direttore della Struttura di appartenenza o di quella presso la quale ci si trovi temporaneamente distaccati, previa verifica della disponibilità di fondi. Non è possibile presentare richieste di autorizzazione retrospettive (in data successiva a quella d’inizio della missione). Il modulo di richiesta deve indicare, oltre alla sede della missione, la sua durata e causale. La richiesta di autorizzazione deve contenere una stima quanto più verosimile delle spese previste, incluse le spese di viaggio e di alloggio. Una volta completato il modulo e sottomessa la richiesta di missione, viene rilasciato un numero di missione.

Missioni in Italia e all’estero con l’uso dell’Agenzia convenzionata Cisalpina

NEW! Dal gennaio 2019 è stata modificata la procedura di acquisto dei titoli di viaggio mediante  l’Agenzia di viaggi Cisalpina. 

Per aprire una nuova trasferta è necessario collegarsi con le proprie credenziali al portale dell’INFN e accedere al portale Cisalpina. Se si tratta della prima richiesta di missione è consigliabile completare la propria scheda personale cliccando sul menù Profilo. Successivamente, cliccare sulla voce Bbe.Web del menù Viaggi e successivamente su Nuova trasferta.
A questo punto è necessario compilare la maschera dei Dati generali della richiesta (i campi contrassegnati con* sono obbligatori) e salvare. Attenzione: alla voce “Azienda per l’addebito” va inserita l’agenzia pagante la trasferta, che può non corrispondere con quella con quella di afferenza. Nel caso di Lecce, selezionare “INFN-sezione di Lecce”. Verrà richiesto di inserire il numero di missione che è stato precedentemente ricevuto sul portale INFN. 

A questo punto è possibile procedere in tre modi:

  • effettuare prenotazioni in modalità online cliccando sull’icona SelfBooking;
  • richiedere servizi in modalità offline/ assisted utilizzando i tasti dei singoli servizi (es. aereo, treno, etc. …);
  • effettuare prenotazioni miste online+offline, ricordando che eventuali servizi offline dovranno essere richiesti prima di effettuare prenotazioni online.

Prenotazioni online in modalità self-booking
Permette di accedere al portale di prenotazioni online OneClickTravel e acquistare voli, hotel (per i treni si ricorda che è attiva una convenzione con Trenitalia, vedi di seguito) e auto. Una volta selezionato il servizio (volo, hotel…) viene visualizzato un menù di ricerca che permette di confrontare diverse offerte. Una volta identificata la soluzione desiderata è necessario cliccare su “Seleziona” e successivamente “Finalizza” (non c’è la creazione del carrello).

Prenotazioni offline in modalità assisted
Permette di prenotare e acquistare in modalità assistita voli, hotel, traghetti, , auto e visti. Una volta selezionato il servizio (volo, hotel…), è necessario cliccare su “Nuovo”, inserire le informazioni richieste e salvare. Quando sono stati inseriti tutti i servizi, cliccare su “Riepilogo” per inviare la trasferta. Cisalpina Tours invierà le proposte di viaggio all’e-mail del richiedente che dovrà selezionarle.
Tutti i servizi salvati vengono memorizzati nel Carrello, in attesa della finalizzazione del preventivo o delle eventuali modifiche. Cliccando su Preventivo il sistema salva il contenuto del carrello e spostandosi su Bbe.web del menù Viaggi la trasferta viene messa “In autorizzazione”.

Missioni in Italia con l’uso dell’Agenzia convenzionata Trenitalia

Per i biglietti ferroviari su territorio nazionale è obbligatorio usare l’account aziendale sul portale Trenitalia. Per ottenere un account aziendale rivolgersi a Debora De Falco. Al momento dell’acquisto bisognerà compilare il campo “PIN” con il codice fornito dall’amministrazione, il campo “CDC” con “sezione di Lecce” e inserire il numero di missione nel campo Rif1.

 

Link utili
Dubbi frequenti sulle richieste di autorizzazione e i rimborsi delle missioni

NEW!Nuove FAQ – Trattamento di missione del personale INFN_v2_2

Manuale operativo per il portale Cisalpina

Videotutorial per le richieste di servizi in modalità self-booking o assisted (include anche gestione delle modifiche e degli errori)

Linee guida dell’INFN per prenotazioni tramite portale Cisalpina

Contatti utili per le prenotazioni tramite Cisalpina

Guida all’acquisto sul sito Trenitalia

NEW!Precisazioni sull’associazione Carta Freccia

NEW! Vademecum sulla salute e sicurezza dei lavoratori INFN in trasferta.

Normativa

Nuovo disciplinare delle missioni (in vigore dal 1.10.18)

NEW!Circolare esplicativa Disciplinare missioni del 1.8.19

Circolare esplicativa Disciplinare missioni del 1.10.18

Regolamento sul trattamento di missione sul territorio nazionale (vecchio)

Decreto missioni estere 23 giugno 2011 e tabelle per il rimborso forfettario

Circolare della Direzione Affari del Personale sul trattamento fiscale delle missioni in Italia

Circolare della Direzione Affari del Personale sul riconoscimento dell’orario di lavoro durante le missioni

Circolare della Direzione Affari del Personale per l’assistenza sanitaria all’estero