Normativa di riferimento

Circolare sul Disciplinare recante le norme in merito ad attività svolte da personale esterno per seminari, partecipazione a comitati scientifici e collaborazioni scientifiche
Disciplinare recante le norme in merito ad attivita’ svolte da personale esterno per seminari, partecipazione a comitati scientifici e collaborazioni scientifiche 2020
Codice di comportamento per i ricercatori stranieri
Circolare per trattamento compensi lavoratori autonomi e assimilati 20.07.18

Procedura

Per invitare relatori italiani e stranieri a collaborare con attività di ricerca o a svolgere seminari e conferenze presso l’INFN di Lecce è necessario inserire la richiesta sul TOOL Seminari.

Questo Tool è composto da strumenti per richiedere, autorizzare e gestire Seminari e Collaborazioni a carattere scientifico, in accordo alla normativa vigente ed al Disciplinare INFN che regola la materia.

Le principali funzionalità sono le seguenti.

Realizza un workflow amministrativo, in grado di accompagnare ogni pratica dalla fase di richiesta iniziale a quella di archiviazione.

In ogni passaggio del workflow, vengono raccolti e organizzati dati e documenti, secondo l’iter amministrativo previsto.

Il tool provvede ad informare gli utenti che debbano operare, mediante notifiche eMail, ed offre loro un’interazione guidata, incentrata sullo specifico compito da svolgere.

Esso si occupa inoltre della generazione di modelli e documenti precompilati, sollevando l’operatore dal doverli redigere manualmente.

Gestisce infine, l’invio automatico di notifiche e documenti verso l’esterno, a mezzo posta elettronica ordinaria o certificata.

Il tool può accettare richieste di Seminari e Collaborazioni Scientifiche, da chiunque disponga di credenziali INFN AAI.

Ubicazione dell’applicativo sul portale INFN

Ogni utente potrà trovare l’applicativo sul portale INFN loggandosi con le credenziali AAI:

Workflow

Ogni pratica può essere immaginata come un fascicolo, che all’inizio del suo iter amministrativo è vuoto. Ad ogni passaggio previsto dal workflow amministrativo, il fascicolo raccoglie dati e documenti.

Ciascun passaggio interessa uno specifico ruolo, impersonato dall’utente del sistema, chiamato di volta in volta ad operare. Il tool provvede a guidarne le azioni ed a fare i relativi riscontri di correttezza.

Come nel mondo reale, ogni passaggio del workflow si conclude con la consegna del fascicolo, al ruolo che segue.

Ogni transizione da un passaggio del workflow al successivo, è accompagnata dall’emissione di email di notifica e/o di invii di documenti verso l’esterno.

La pratica è considerata in corso di svolgimento, fino a che non raggiunga uno stato conclusivo del workflow (ad es. archiviazione, mancata approvazione ecc.).

Ruoli

Gli utenti chiamati ad operare nel tool, lo fanno di volta in volta rivestendo un ruolo previsto dal sistema (es. Ufficio Seminari, Direttore ecc.) o legato a fattori contingenti (es. essere Richiedente di una pratica).

Un solo ruolo alla volta, è attivo nei confronti di una pratica in corso di svolgimento, potendo operare su di essa. I restanti ruoli inattivi, possono comunque accedere le informazioni della pratica, seppure in sola consultazione.

– I Tutor al momento coincidono con i “richiedenti” e saranno i garanti dell’ospite invitato per quanto concerne l’accesso e la permanenza in sede, l’accesso alle reti, la relazione finale di attività nonché i riferimenti di supporto all’Ufficio Seminari per il completamento della documentazione richiesta.

Dati, Modelli ed Allegati

I ruoli che di volta in volta operano sulla pratica, lo fanno prevalentemente inserendo dati, in accordo a quanto richiesto in un dato passaggio del workflow.

In alcuni casi invece, il sistema richiede di caricare dei file PDF che vanno a costituire i cosiddetti allegati della pratica.

In taluni contesti, il tool genera automaticamente dei file PDF detti modelli sulla base di dati ed allegati precedentemente raccolti.

Molto spesso, i modelli sono usati come base per la produzione di allegati. Si pensi ad esempio alla Lettera di Invito per l’ospite: viene generata automaticamente dal tool, firmata digitalmente dal Direttore e quindi caricata a sistema come allegato della pratica.

Suggerimenti operativi:

Qualora l’ospite non sia in possesso del codice fiscale, la richiesta di rilascio sarà sempre gestita da TOOL e presa in carico dall’Amministrazione (Debora De Falco) che provvederà ad inviarla via PEC all’agenzia delle entrate.

E’ necessario che al termine dell’attività l’ospitante fornisca una relazione delle attività svolte dall’ospite anche questa procedura è gestita dal TOOL

Spese rimborsabili e modalità di rimborso per i seminari e le collaborazioni

Il compenso non spetta al personale dipendente e comandato dell’INFN, ai titolari di borse di studio conferite dall’INFN e d’incarichi di ricerca o collaborazione tecnica per prestazioni svolte nell’ambito dell’INFN. In questi casi è previsto il rimborso missione.

I compensi e le spese possono essere riconosciuti secondo le disposizioni che seguono.
1. Incarichi aventi finalità di svolgimento delle attività di seminari, collaborazioni scientifiche e partecipazione a comitati scientifici:
• Durata: da 1 giorno fino ad un massimo di 30 giorni.
• Motivazione: agenda delle attività da dettagliare per ciascun giorno di incarico, salvo 1 giorno che può essere considerato come tempo di viaggio.
• Oneri e spese: fino ad un massimo di Euro 2.000 se si tratta di attività svolte da residenti nel territorio dell’Unione Europea; fino ad un massimo di Euro 3.000 se si tratta di attività svolte da residenti nel resto del mondo.

Entro tali limiti potrà essere alternativamente riconosciuto:
a) Solo il rimborso spese a pié di lista, per le voci e nei limiti di ciascuna tipologia previsti dal Disciplinare sul trattamento di missione del personale dell’INFN;

b) Un compenso più il rimborso spese a pié di lista per le voci e nei limiti di ciascuna tipologia previsti dal Disciplinare sul trattamento di missione del personale dell’INFN;

c) Un compenso omnicomprensivo.

2. Incarichi aventi finalità di sviluppo di lavori teorici e sperimentali comuni; partecipazione a cicli di conferenze, seminari, scuole congiunti; stimolo di nuove collaborazioni e/o consolidamento di quelle esistenti; favorire l’uso congiunto di installazioni sperimentali; scambio di personale scientifico o tecnico (con reciprocità); scambio di informazioni scientifiche o tecniche.

Questa sezione si applica agli incarichi per personale titolari di contratto di lavoro di tipo subordinato, a tempo determinato o indeterminato, con Enti/Università stranieri o Organizzazioni Internazionali con sede di lavoro fuori dal territorio italiano e che non risulti, al momento del conferimento dell’incarico da parte di INFN, in congedo o aspettativa rispetto al rapporto di lavoro principale. Tali incarichi sono disposti dal Direttore della Struttura, con l’indicazione dettagliata della motivazione, durata e oneri e soggetti ad un’accettazione formale dell’incaricato.

Per incarichi con durata superiore a 3 mesi è prevista l’associazione all’Istituto.

• Durata: fino ad un massimo di 12 mesi. Per tale tipologia di incarico potranno essere riconosciuti, annualmente, fino ad un massimo di due soggiorni nel rispetto comunque del limite massimo di 12 mesi.
Il primo ed ultimo giorno di espletamento dell’incarico devono essere giorni feriali, a meno che le attività cui si partecipa rendano necessario lo svolgimento anche nei giorni festivi per il qual caso deve esserci autorizzazione preventiva e deve essere prodotta idonea documentazione.
• Motivazione: al termine dell’incarico l’interessato dovrà redigere una relazione delle attività svolte.
• Oneri e spese: per ciascun soggiorno è ammesso il rimborso spese, a piè di lista o a forfait, con il trattamento di seguito riportato, in parziale deroga a quanto previsto dal “Disciplinare sul trattamento di missione del personale dell’INFN”.

a) Rimborso spese di 1 viaggio A/R a piè di lista fino ad un massimo di Euro 1.000.

b) Rimborso forfettario delle spese di vitto e alloggio: al massimo 120 Euro al giorno secondo le seguenti modalità:
• 100% per i primi 3 mesi del soggiorno;
• 80% dal 4° al 6° mese del soggiorno;
• 65% dal 7° al 9° mese del soggiorno;
• 50% dal 10° al 12° mese del soggiorno.

c) Rimborso spese delle spese di vitto e alloggio: a piè di lista sino ad un massimo di Euro 2.000 per incarico, per le voci e nei limiti di ciascuna tipologia previsti dal Disciplinare sul trattamento di missione del personale dell’INFN.

I rimborsi spese di cui alle lettere b) e c) sono alternativamente cumulabili con quelli di cui alla lettera a).

I rimborsi spese a piè di lista o i rimborsi forfettari delle spese di vitto e alloggio sono soggetti al trattamento fiscale e contributivo previsto dalla normativa vigente.

I ricercatori ospiti possono beneficiare del buono pasto sostitutivo del servizio mensa come da Delibera CD 12476 del 26.7.2012.