RICHIESTA DI AUTORIZZAZIONE MISSIONE: LOCALITA’ DI PARTENZA, SEDE DELLA MISSIONE E DURATA
Località di partenza: La località di partenza è generalmente LECCE, sede della sezione. Previa autorizzazione del Direttore possono essere indicate altre sedi (es: domicilio). Di norma, anche per fini assicurativi, si indica la reale località di partenza, indipendentemente dal fatto che possa essere riconosciuto il rimborso.
Stabilire e modificare l’inizio e il termine della missione: La data di inizio e termine della missione corrisponde a quella di partenza e arrivo a Lecce o ad altra località autorizzata.
La data può essere modificata tramite una Revisione della missione, mentre è consigliabile aggiornare gli orari al momento della richiesta di rimborso dal momento che influenzano il rimborso forfettario (che è calcolato sulle 24 ore con arrotondamento alle 12 ore inferiori), il cartellino e l’assicurazione.
Missioni al CERN: Per le missioni bisogna inserire come sede di svolgimento della missione la Francia, perché le missioni al CERN sono permesse soltanto sul territorio francese (circolare del Presidente n.18597 del 29.11.2011).
Area controllata: Se si tratta di area controllata fleggare l’apposita casella.
Annullamento della missione per cause di forza maggiore (da documentare): Bisogna contattare Debora De Falco e cercare di ottenere il massimo recupero delle spese sostenute: sul portale Cisalpina per il rimborso dei voli o, se non rimborsabili, delle tasse aeroportuali; sul sito Trenitalia, se il biglietto è rimborsabile; con la segreteria organizzativa del Congresso per le fees. Laddove non sia possibile recuperare tutte le somme spese, richiederne la copertura finanziaria da parte dell’INFN tramite email al Direttore (e in cc De Falco); se autorizzati, chiederne il rimborso chiudendo la missione.
INFORMAZIONI RELATIVE ALLE SPESE DI VIAGGIO
Acquistare i biglietti: I voli e i biglietti marittimi vanno acquistati in modalità self-booking o assisted sul portale Cisalpina. I biglietti ferroviari vanno acquistati sul sito Trenitalia usando l’account aziendale. A oggi non esiste una convenzione con NTV (Italo) ma nel caso sia necessario utilizzarlo per ragioni di tratta o di orario i biglietti possono essere acquistati sul portale Cisalpina in modalità assisted. L’importo dei biglietti acquistati su Cisalpina o Trenitalia è considerato come un anticipo al dipendente e deve essere incluso tra le spese presunte della richiesta di autorizzazione missione (nel caso dei servizi acquistati sul portale Cisalpina, usando la funzione “importa carrello”). I biglietti vanno, inoltre, allegati alla richiesta di rimborso.
Rimborso dei biglietti acquistati a spese del dipendente: È possibile ottenere il rimborso dei biglietti acquistati direttamente dal dipendente. Vale la pena comunque ricordare che le convenzioni stipulate a livello nazionale dall’INFN permettono di ottenere condizioni vantaggiose e bonus aziendali dalle compagnie, oltre che di monitorare le spese di missione di tutte le strutture.
Raggiungere la sede della missione con mezzo proprio: L’uso del mezzo proprio, che dev’essere intestato al dipendente o a un suo convivente dev’essere autorizzato dal Direttore ed è possibile solo in alcune circostanze che devono essere esplicitate nella richiesta di autorizzazione: “mancanza o inadeguatezza di mezzi di linea, particolare esigenza di servizio, trasporto di materiale o strumenti che rendano difficoltoso l’utilizzo dei mezzi di linea “(art. 5 Regolamento INFN per le missioni in Italia). L’uso del mezzo proprio per missioni all’estero non è previsto dal decreto ministeriale del 23.3.2011.
Rimborsi previsti per l’uso del mezzo proprio: Per le missioni in Italia è previsto il rimborso dei pedaggi autostradali e le spese di viaggio sono computate convenzionalmente in ragione del costo chilometrico di esercizio per ogni chilometro percorso del tragitto (distanza in chilometri). Sarà rimborsato il percorso più breve tra la Sezione e la sede della missione, facendo riferimento a Google maps. In alternativa è possibile chiedere il rimborso di una cifra equivalente a quella di un biglietto ferroviario di seconda classe. Trattandosi di una spesa non documentata, in questo caso verrà applicata la ritenuta IRPEF secondo l’aliquota personale. In fase di autorizzazione, i dipendenti dovranno inserire il mezzo proprio con l’indicazione dei chilometri e scrivere tra le note “Richiedo rimborso treno II classe per la tratta…”.
Uso del mezzo proprio senza richiesta di rimborso (a titolo gratuito): Nel caso in cui si voglia utilizzare la propria auto senza chiedere alcun rimborso bisogna indicare nell’autorizzazione “mezzo gratuito”. Per essere coperti dal punto di vista assicurativo, inserire nelle note: “intendo raggiungere il luogo della missione utilizzando il mezzo proprio (marca, modello, targa), regolarmente assicurato con polizza n.… presso la seguente compagnia … e sollevo l’INFN da ogni responsabilità civile e penale, diretta e indiretta per i danni che l’uso del mezzo proprio possa arrecare a persone – ivi incluso il guidatore, eventuali trasportati e terzi – ed a cose, ivi incluso il mezzo medesimo”.
Raggiungere la sede della missione con auto a noleggio: Il noleggio può essere effettuato per casi motivati (mancanza mezzi pubblici idonei, esigenze di servizio, trasporto materiali) ed è previsto il rimborso delle spese documentate (fattura noleggio, ricevute benzina, pedaggi autostradali).
INFORMAZIONI SU UNA CORRETTA GESTIONE DELLA MISSIONE
Pernottare nella località di missione: Il pernottamento nella località di missione è permesso a eccezione di missioni che si svolgano in località che distano meno di 60 minuti dalla sede di servizio, calcolati con il mezzo terrestre di linea più rapido (art. 3, c. 3 Regolamento INFN per le Missioni in Italia).
Chiedere l’anticipo delle spese: Per le missioni in Italia si ha diritto a un anticipo fino al 75% delle spese per viaggio, vitto, alloggio e iscrizioni a convegni (art. 9 Regolamento INFN per le Missioni in Italia). Per le missioni all’estero si può avere l’anticipo delle spese alberghiere in caso di rimborso a piè di lista, o del 90% del trattamento forfettario alternativo se scelto. Attenzione: l’anticipo viene corrisposto solo su richiesta dell’interessato e sulla base delle spese dichiarate al momento dell’apertura di missione. È necessario fare molta attenzione a non sovrastimare le spese perché eventuali differenze vanno restituite subito con bonifico bancario.
Modalità di rimborso per le missioni all’estero (trattamento forfettario e rimborso a piè di lista): La scelta della modalità di rimborso per le missioni all’estero dipende dalle spese che si prevede di sostenere e dalla possibilità di ottenere adeguata documentazione di tali spese. Nel caso del trattamento forfettario, viene corrisposta una diaria giornaliera che varia a seconda del Paese in cui si svolge la missione e talvolta all’interno dello stesso Paese (ad esempio, Londra vs. il resto dalla Gran Bretagna). Bisogna consultare la tabella A del Decreto_Ministeriale del 23_marzo_2011_per identificare l’area in cui si colloca la località della missione e la tabella C, classe 2 dello stesso decreto per l’ammontare del rimborso giornaliero. Per durata non inferiore a 12 ore spetta la metà dell’importo. La somma è tassata per la parte eccedente i 77,47 € al giorno. Nel caso di rimborso a piè di lista sono rimborsabili le spese di viaggio e i mezzi extraurbani; sono esclusi i taxi e i mezzi pubblici urbani.
Compilare la richiesta di missione per richiedere all’INFN meno giorni del periodo di permanenza nella sede della missione (ad esempio nel caso di ferie o missione parzialmente a carico di altro ente): Nel caso di rimborso a piè di lista è sufficiente richiedere il rimborso delle spese effettivamente sostenute nel periodo in cui si è in missione. Nel caso di trattamento forfettario, il sistema calcola automaticamente la somma spettante dall’ora e data d’inizio della missione a quella di fine (arrotondando per difetto alle 12 ore). Se all’interno del periodo di permanenza vi sono dei giorni a carico proprio (ferie) questi vanno esclusi dal periodo della missione, spiegando in una nota la mancata corrispondenza tra il periodo di missione e le date dei biglietti. Nel caso in cui si richieda il trattamento forfettario solo per parte della missione (ad esempio, quando la missione è parzialmente a carico di altri Enti) è possibile richiedere l’assicurazione infortuni per tutto il periodo di missione. In questo caso le date d’inizio e fine missione devono corrispondere a quelli complessivi e va inserita una nota specificando il periodo per cui si richiede il trattamento forfettario.
Passaggio dal trattamento forfettario al rimborso a piè di lista e viceversa: È possibile passare dal trattamento forfettario al rimborso a piè di lista facendo una revisione della missione dal portale INFN. Il contrario (da piè di lista a forfettario), invece, non è possibile perché il trattamento forfettario deve essere autorizzato prima della partenza.
Riconoscimento del tempo viaggio per il personale TA
Il tempo viaggio viene riconosciuto solo quando effettuato fuori dal proprio orario di lavoro per le missioni in Italia e solo se effettuato in giorni festivi e prefestivi per le missioni all’estero. Ad esempio, se l’orario di lavoro è dalle 8.30 alle 16.30 e il viaggio inizia alle 15.00 e si conclude alle 18.00 è possibile riconoscere l’intervallo 16.30-18.00. Il tempo viaggio dev’essere inserito mediante il relativo giustificativo.
Orario di lavoro durante il periodo di missione
Il servizio in eccedenza rispetto al normale orario di lavoro durante le missioni fuori sede deve essere autorizzato dal Direttore e da diritto a corrispondenti permessi compensativi. La durata della prestazione di lavoro durante la missione deve essere documentata:
- tramite sistema di rilevazione automatica se la missione avviene in strutture INFN;
- tramite attestazione scritta del Responsabile del Servizio/ Gruppo di afferenza presso la sede di missione con descrizione analitica per ogni giornata dell’orario di inizio e fine lavoro, che andrà successivamente validata dal Direttore di Struttura.
Spese di registration fee a convegni o conferenze: Non è possibile richiedere il pagamento diretto da parte dell’INFN delle registration fee, ma è possibile chiedere l’anticipo sulle spese sostenute dall’interessato. Le fees di iscrizione a convegni devono essere intestate a:
SPESE RIMBORSABILI E DOCUMENTAZIONE DA ALLEGARE ALLA RICHIESTA DI RIMBORSO
Biglietti aerei, marittimi, ferroviari acquistati sul portale Cisalpina e sul sito Trenitalia o in proprio: Vanno allegati alla richiesta di rimborso di missione.
Trasporti locali: Per le missioni in Italia, sono rimborsabili i trasporti urbani ed extraurbani per i collegamenti tra l’aeroporto/stazione e la sede di svolgimento della missione, e tra l’albergo e la sede della missione. Per le missioni all’estero solo i mezzi extraurbani. Se sui biglietti non è presente il prezzo, questo va autocertificato segnando la cifra e apponendo la propria firma.
Taxi: Il rimborso del taxi è consentito solo in Italia per motivate esigenze di servizio (art. 5 c.3 del Regolamento INFN per le missioni in Italia).
Parcheggi urbani e in aeroporto: Solo per missioni in Italia, per un massimo di 6 ore e per una cifra non superiore 25,00 € per parcheggi urbani nel comune di svolgimento della missione incluso il garage dell’albergo di residenza); per un massimo di 48 ore e di 50,00 €, per parcheggi in aeroporto. La spesa è soggetta a tassazione.
Spese telefoniche o di collegamento ad Internet per motivi di lavoro: Solo per missioni in Italia (art. 1 c.2 del Regolamento).
Spese di alloggio: Per le missioni in Italia sono rimborsabili spese alberghiere in camera singola o doppia uso singola fino a 200 € al giorno. Per le missioni all’estero sono rimborsabili le spese presso strutture di seconda categoria; in caso di missioni all’estero superiori a dieci giorni è possibile anche alloggiare in un residence, a condizione che questo sia economicamente conveniente rispetto alle strutture alberghiere disponibili. L’importo della colazione se separato dal pernottamento sarà considerato tra le spese dei pasti. Il rimborso avviene dietro presentazione della ricevuta fiscale o fattura. Attenzione: non sono rimborsabili spese 
di alloggio documentate da ricevuta non fiscale (ad esempio, alloggio presso Airbnb).
Pasti: Per le missioni in Italia di durata da 4 a 12 ore, sono rimborsabili fino a due ricevute giornaliere per un massimo complessivo di 30,55 € ; per missioni di durata superiore a 12 ore, fino a tre ricevute giornaliere per un massimo di 61,10 €. Per le missioni all’estero sono rimborsabili fino a due ricevute giornaliere per un massimo che varia a seconda della località di missione (vedi tabella C, classe 2 del Decreto Ministeriale del 23/3/2015). Attenzione: i pasti rimborsabili sono solo quelli emessi da locali dove si possono consumare i pasti (come ristoranti e pizzerie, non quelli di negozi di generi alimentari). Gli scontrini devono specificare il contenuto della consumazione. Se lo scontrino riporta una dicitura generica come “varie”, è consigliabile farsi certificare dal gestore del locale il dettaglio della consumazione apponendo firma e timbro. In alternativa è possibile fare un’autocertificazione, ma in questo caso saranno rimborsati massimo10 € al giorno, soggetti a tassazione. Nel caso di missioni all’estero, gli scontrini dovrebbero presentare oltre al dettaglio del pasto consumato, la ragione sociale dell’esercizio e la data.
Spese per l’iscrizione alle conferenze: Le ricevute fiscali delle registration fee intestate all’utente sono rimborsabili ma soggette a ritenuta IRPEF per la parte eccedente ai 15,49 € giornalieri per le missioni in Italia e i 25,82 € per le missioni all’estero. Le cene sociali possono essere rimborsate come uno dei pasti giornalieri entro i limiti previsti. Altre spese sostenute per la conferenza (come i poster) sono rimborsabili al di fuori della missione tramite il fondo economale. Non sono rimborsabili le attività sociali.
CONSEGNARE LA RICHIESTA DI RIMBORSO
È necessario stampare la schermata della richiesta di rimborso dal portale INFN insieme alla relativa documentazione e consegnarla a Debora De Falco. La liquidazione è soggetta a controllo e poi alla firma del Direttore. Sul portale utenti si può visualizzare lo stato del rimborso, il numero e la data del mandato di pagamento.